ساختار شكست كار (WBS) و مشكلات موجود

Work Breakdown Structure

در اين مورد احتمالا“ در درس برنامه ريزي و كنترل پروژه ( دانشجويان و فارغ التحصيلان مهندسي صنايع) مواردي را خوانده ايد ولي در عمل يك كم سخت به نظر ميرسد. مواردي همانند ساختار شكست كار محصول گرا يا شغل گرا و... بگذاريد مسايل و مشكلات را با يك ذكر يك سري موارد بوجود آمده براي خودم در اين زمينه برايتان باز گو كنم:
در سال 77 كه من در شركت نصب صنايع آذر آب (پروژه اي در پالايشگاه آبادان) بودم براي آنكه بتوانم كار ساخت يك سازه فلزي ساده را بنام Gantry بتوانم كنترل كنم (Gantry سازه اي است كه در دو طرف مخزن آب يا Mud Drum براي قرار گرفتن Steam Drum در ارتفاع نصب ميگردد كه اين تجهيزات مربوط به بويلر ميباشد) شروع كردم به شكست كار و تهيه اجزاء آن .
آنقدر اين سازه را ريز كردم كه براي كنترل آن بايستي هر دقيقه بالاي سر آن مي بودم!!! اصلا“ كنترل آن برايم مشكل شده بود يا در زماني كه كار خدمات كنترل پروژه را براي شركت ماشين سازي ويژه انجام مي دادم در اولين بار براي تهيه ساختار شكست كار اجراي پروژه كليد گردان يا Tu Key (پروژه كليد گردان به پروژه اي مي گويند كه كار آن از ابتداي طراحي تا انتهاي نصب و راه اندازي را پيمانكار بايستي انجام دهد) يك ساختار شكست كاري تهيه كرده بودم ديدني!! ابتدا تمامي فعاليتها را بر اساس نوع فعاليت مثلا“ طراحي , خريد, ساخت, حمل, نصب و راه اندازي شكسته و يك ساختار تهيه كرده بودم . البته نمي گويم كه كار من از بيخ و بن! اشتباه بوده است بلكه حرف من اينست كه بايستي كاري را كه انجام مي دهيم ,استاندارد باشد يعني بايستي با توجه به درك صحيح از هدف ساختار شكست كار و دانستن تعريف دقيق آن اقدام به اين كار نمود . ( آقاي مهندس آلادپوش در سمينار مديريت پروژه بيان داشتند كه : “ بدليل آنكه در تهيه استانداردي براي مديريت پروژه كاملا“ با فاكتورهاي انساني و سلايق فردي مواجه هستيم نمي توان يك روش ثابت و بدون تغيير را مانند استانداردهاي مكانيكال تهيه و ارايه كرد و بايستي دائما“ در حالا به روز آوري بود زيرا افرادي معتقد هستند كه مديريت ذاتي! و عده اي معتقد هستند كه مديريت علم است! و در ادامه عنوان داشتند كه در چند دانش همگان خود را مدعي مي دانند :
1-مديريت! زيرا به تعداد دانشجويان فارغ التحصيل در رشته مديريت كتاب مديريت وجود دارد!
2-پزشكي! زيرا همه به نوعي پرشك مي باشند!
بقيه را متا سفانه فراموش كرده ام چون نت بردادري نكرده بودم
توجه داشته باشيد كه : قوي ترين حافظه ها از كم رنگ ترين جوهر ها نيز كم رنگ تر است! )اي مهندسان و دانشجويان صنايعي ! توجه داشته باشيد كه در اكثر محل هايي كه مشغول به كار خواهيد شد تنها هستيد و هيچ كسي به كمك شما نمي آيد و در برهه هايي از زمان گير خواهيد كرد كه هيچ بني بشري به كمك شما نخواهد آمد! (شنيدن اين جمله در مورد مهندسين صنايع از زبان يك مدير شركت سپهر الكتريك كه مهندس مكانيك بود خالي از لطف نيست :
مهندسين صنايع يكي از بزرگترين دروغگويان صنعتي هستند!!!!!!!!!!!
اين جمله را در سال 1376 به بنده مستقيما“ فرمودند!!)
جال شما بدانيد كه وارد چه محيط كاري مي شويد! خود را آماده كنيد .
(به گفته دكتر جبل عاملي استاد درس طرح ريزي واحد هاي صنعتي ما در ترم 7 :“ مهندسين صنايع چيزي جز فروختن عقايد خود ندارند“)
تمامي مهندسين رشته هاي مختلف و حتي تكنسين ها , خود را قطب عالم امكان در وادي برنامه ريزي وكنترل پروژه مي دانند! پس اگر ما با سلاح دانش و استاندارد به جنگ آنها نرويم مطمئنا“ مغلوب خواهيم شد. (شك نكنيد) جون آنها مجهز به سلاح چندين سال تجربه بوده و ما مهندسان صنايع را خواهند كشت. (با عرض معذرت از اينكه بي پرده صحبت ميكنم چون مي خواهم حس و حال مغلوب شدن را به شما بدهم ) ما بايستي نظراتمان مستند و طبق اصول باشد و مطمئن باشيد كه با اين حساب چون آنها از اصول و استانداردها بي خبر مي باشند در مقابل شما كمتر مي ايستند.
(به عنوان مثال يك مهندس مكانيك وقتي با يك فرد متخصص تجربي در مورد يك فرايند ساخت از باب استانداردهاي مختلف و مستند صحبت مي كند قطعا“ برخورد فرد متخصص با او نسبت به يك مهندس مكانيك كه صرفا“ مدرك گرفته است فرق خواهد كرد.)
مشكل ديگر ما مهندسين صنايع در برنامه ريزي و كنترل پروژه آنست كه اگر به اكثر سايتهاي پيمانكاري سر بزنيد در واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه آنها هر چيزي را خواهيد يافت الا مهندس صنايع! ( در مثل مناقشه نيست و هستند دوستان عزيزي كه در رشته هاي مختلف درس خوانده و افراد بسيار قوي از نظر تجربي مي باشند) و اگر مهندس صنايعي هم يافت گردد تازه كار بوده و يا از سر ناچاري و يا جهت كسب وجه كسي كه كار در پروژه انجام ميدهد آمده است و چون متاسفانه مديريت هاي فعلي اعتقادي به برنامه ريزي و كنترل پروژه علمي ندارند و تمامي عمر كاري خود را به روش سنتي گذرانيده اند همان مهندسين تازه كار همان سبك و سياق را پيش گرفته و به همان صورت رشد مي كنند كه با توجه به اين مطلب , وضع و حال پروژه هاي ما را كه خود بهتر مي بينيد!
آقا ببخشيد! خيلي وارد حاشيه شدم و بدجوري به خاكي زدم! خيلي دلم پر بود از دست محيط هاي كاري و از دست اين مهندسين صنايع كه وقتي مدرك خود را مي گيرند نه كامپيوتر بلد هستند ( منظورم كار با نرم افزارهاي تخصصي) نه زبان انگليسي را مي دانند و اگر هم كامپيوتر بلد باشند در حد استفاده عمومي و نه از دروس دانشگاهي چيزي يادشان است و يا هر آنچه پروژه كار كرده اند از اصل بقاي پروژه استفاده كرده اند ( پروژه از بين نمي رود بلكه از اسم تهيه كننده اي به اسم تهيه كننده ديگر تبديل مي گردد!) روي صحبت من با مهندسين صنايعي است كه وقتي وارد محيط كار مي شوند نه كار بلد هستند و نه زير بار مسئوليت مي روند و فكر مي كنند چون مهندس هستند پس بايستي زير باد كولر گازي بنشينند و ديگران برايشان اطلاعات بياورند. بگذريم

PMBOK معتقد است:

“ـ ساختار شكست كار , يكي از تكنيك ها و ابزار لازم در تعريف محدوده پروژه مي باشد.
ـ پروژه بايستي به چند مرحله كاملا“ متمايز دسته بندي گردد و چون كليه فعاليتهاي خروجي در هر مرحله, ورودي براي مرحله بعدي مي باشد بايستي كليه تعييرات در هر مرحله تحت كنترل در آيند.
ـ تعداد سطح در برنامه زمان بندي مطرح نيست ( يعني مثلا“ برنامه بايستي تا 2 يا 3 يا 5 يا .. سطح شكسته گردد) بلكه آن چه مطرح است آنست كه از شكستن آنها چه چيزي عايد ما ميگردد.
ـ قرارداد يك نمايش حقوقي بخشي از شكست كار مي باشد.
( يعني ممكن است تهيه يك ساختار شكست كار از موارد درج شده در قرارداد , كامل نبوده و نياز پروژه را جهت تكميل كار تامين ننمايد, پس بايستي 2 ساختار شكست كار داشته باشيم يكي بر اساس قرارداد و يكي براي خودمان جهت فهم حدود و ثغور كار و تعيين فعاليتهاي اضافي)
ـ WBS بايستي:
اول: از بالا به پايين هرآنچه كه مورد نياز است را ارايه نمايد
دوم: يك ساختار سلسله مراتبي از بالا به پايين است و بايستي در هر سطر از آن 100% يك كار را مشاهده كرد.“

((كتاب ساختار شكست كار استاندارد منتشره از انتشارات حامي پروژه توصيه مي گردد))
. فكر ميكنم بهتر است ابتدا آنچه كه در ذهن شما است پرورانده شده و آنگاه بيايم راجع به استاندارد و .... صحبت كنم و مي دانم كه قطعا“ چيزي جز يك مشت فحش و فضيحت عايد من نمي گردد و همانطور كه گفتم من سعي مي كنم در ابتدا با زبان ساده شما عزيزان را با كليات آشنا كنم و در حين نوشتن شما علاقه مندان را به مراجع رجوع دهم تا خودتان نيز در امر آموزش كمك من باشيد .
با نوشتن جمله“ كمك من باشيد“ ياد يك جوك افتادم:
مي گويند يك قزويني دنبال يك بچه خوش چهره افتاده بود! بچه هم به هر جا مي رفت يارو هم دنبال او بود! خلاصه بچه رفت داخل يك كوچه كه از شانس بد او كوچه بن بست بود. ديد كه يارو با يك لبخند پيروزمندانه و چشماني خون گرفته به او داشت نزديك مي شد كه بچه شروع كرد به داد و فرياد زدن كه : كمك ,كمك
قزوينيه رو كرد و به او گفت : ببم جان چرا كمك كمك ميكني ؟ اگر هم مردم بيايند, ميان كمك من! نه كمك تو!!!

دكتر امامي زاده ( استاد دانشگاه صنعتي اميركبير) در خصوص تعريف ساختار شكست كار معتقد مي باشند كه :
“بايستي موارد ذيل تهيه گردند :
_ اول Project Control Work Breakdown Structure) PCWBS)
ــ دوم Functional Work Breakdown Structure) FWBS)

دكتر امامي زاده استاد دانشگاه صنعتي امير كبير , FWBS را چنين تعريف مي نمايند :

FWBS , تجزيه سلسله مراتبي و سطح به سطح عمليات (Function) يك پروژه است. منظور از عمليات, تلاش و انرژي است كه جهت بدست آوردن اقلام قابل تحويل پروژه مورد نياز خواهد بود. اين تلاش و انرژي در قالب تخصصها و ديسيپلينها نمايان و مستند مي شود

همچنين ايشان اعتقاد دارند كه :

معيارهاي تقسيم FWBS بر اساس :

1-ساختار سازماني
( در صورتيكه بر اساس Function سازماندهي شده باشند.)

2-ماهيت كارها
( در اين معيار عمليات مورد نياز جهت تكميل و تحويل هر يك از اقلام PCWBS بررسي و سپس اين عمليات گروه بندي مي شوند.)

3-چرخه عمر پروژه Project life cycle
( مهندسي, تداركات, ساخت, نصب و راه اندازي)
و اينكه ايشان در ادامه عنوان داشته اند كه :

۱- عناصر FWBS به صورت فعل هستند نه اسم.
2- لازم نيست كه سطح شكست در تمامي عمليات به يك اندازه باشد. يك عمليات ممكن است كه تا سطوح بسيار تفضيلي شكسته شود در حالي كه عمليات ديگر در سطح كلي تعريف شود.

نكته اي كه ايشان در خصوص تعيين سطح تعريف عمليات, معتقد مي باشند اينست كه :

FWBS را بر اساس سطحي كه مي خواهيم مديريت و كنترل نماييم تهيه كنيم.( كنترل عبارتست از تجزيه و تحليل موجود, مقايسه برنامه با عملكرد و تصميم گيري در مورد هاي بعدي)
يا
FWBS را بر اساس سطحي كه مي خواهيم نظارت كنيم تهيه نماييم. ( نظارت عبارتست از جمع آوري داده ها و ارايه گزارشات )

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association
و يا هر شاخه از FWBS مي تواند بر اساس يكي از معيارهاي تقسيم ذكر شده به سطوح كوچكتر تقسيم گردد.

منبع:تجربیات یک مهندس صنایع در مدیریت یک مجموعه کوچک