فرآيندهاي پروژه

فرآيندهاي پروژه

تعريف فرآيند:
مجموعه فعاليتهاي لازمالاجرا براي حصول به يك نتيجه مشخص
نكته:
مديريت پروژه، فرآيند مجموعه فعاليتهاي يكپارچه و بهم مرتبط ميباشد و لذا كسب نتيجة هر يك از محدودههاي مديريت پروژه معمولاً در سايرين نيز مؤثر است و تعامل بين محدودهها داراي نتايج مثبت و منفي براي هر يك از آنان است. به عنوان مثال تغيير در محدوده كار غالباً در افزايش هزينه پروژه مؤثر است، اما اين تاثير ميتواند در روحيه مجريان و يا حتي كيفيت محصول يا خدمات مورد نظر اثر منفي داشته باشد و لذا در اين تعاملات (Interaction) ميبايستي هميشه به اهداف پروژه توجه نمود.

« موفقيت در مديريت پروژه، مستلزم مديريت بر تعامل بين محدودهها براي نيل به اهداف پروژه به بهترين روش ممكن است.»

PMBOK معتقد است دو دسته فرآيند در پروژه وجود دارند:

1- فرآيندهاي مديريت پروژه
شامل تشريح و سازماندهي فعاليتهاي پروژه ميباشد و اين فرآيندها در اغلب پروژهها و در زمانهاي مختلف قابلاجرا ميباشد. (اينگونه فرآيندها ميخواهند روح حاكم محصول پروژه شده و كمك نمايند جهت رسيدن بهينه به محصول پروژه)
2- فرآيندهاي محصول پروژه
شامل تهيه، توليد و ارائه محصول پروژه بوده و اين فرآيندها عمدتاً در غالب تعيين چرخه حيات پروژه بيان ميگردند.

از ابتدا تا به انتهاي پروژه تعامل مداومي بين دو دسته فرآيند فوق برقرار ميباشد. به عنوان نمونه تعيين محدوده كار پروژه بدون درك كافي از چگونگي تهيه، توليد و ارائه محصول آن امكان پذير نميباشد.
فرآيندهاي مديريت پروژه در قالب يكي از پنج گروه ذيل انجام مي شوند:
الف) فرآيندهاي آغازين
ب) " برنامهريزي
ج) " اجرائي
د) " كنترلي
ه) " اختتامي

- فرآيندهاي آغازين: (Initiating Processes)
تشخيص، تدوين و ارائه مراحل و فعاليتهاي لازم براي شروع پروژه ميباشد.

- فرآيندهاي برنامهريزي: (Plaing Processes)
تبيين و تعيين اهداف و انتخاب راهكار بهينه براي كسب نتايج موفقيتآميز و ايفاي كامل تعهدات ميباشد.

- فرآيندهاي اجرائي: (Executing Processes)
مجموعه عمليات هماهنگي بين كليه اركان اجرائي پروژه مطابق برنامه ميباشد.

- فرآيندهاي كنترلي: (Controlling Processes)
مجموعه فعاليتهاي كسب اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه ميباشد. در اين فرآيندها براي جبران خطاي احتمالي از تكنيكهاي ارزيابي عملكرد، اندازهگيري پيشرفت و انجام اقدامات اطلاحي استفاده ميشود.

- فرآيندهاي اختتامي:
مجموعه فعاليتهاي مطابقت مراحل اجرا شده و اهداف از پيش تعيينشده پروژه ميباشد.
فرآيندهاي آغازين
فرآيندهاي برنامهريزي
فرآيندهاي كنترلي
فرآيندهاي اجرائي
فرآيندهاي اختتامي

گروههاي فرايندي در مراحل مختلف پروژه داراي فعاليتهاي موازي هستند و همزمان در سطوح مختلف و با شدت و كثرت متفاوت اجرا ميشوند و بنابراين گسستگي و جدائي آنها از يكديگر براي يك لحظه نيز قابل تصور نيست.

گروههاي فرايندي فوق از طريق نتايج حاصله از اجراي هر يك به يكديگر مرتبط ميشوند. اين نتايج بصورت خروجي برخي و به عنوان ورودي برخي ديگر مورد استفاده قرار ميگيرد. اين ارتباطات كه از ابتدا تا انتهاي پروژه بطور مداوم و چند سويه ميباشد. به عنوان مثال در ابتدا برنامههاي اجرائي پروژه توسط فرايندهاي برنامهريزي مشخص ميشود، سپس در ادامه با دريافت نتايج فرايندهاي كنترلي ، اين برنامهها به روزآوري و در فرايندهاي اجرائي مؤثر ميگردند.
اجراي همزمان گروههاي فرايندي در اجراي هر مرحله:

- تعامل بين فرايندها:
هر يك از گروههاي فرايندي نيز از مجموعه فرايندهاي كاملاً مشخص تشكيل شدهاند كه با يكديگر مرتبط هستند. اين ارتباطات بصورت خروجي هر يك و ورودي ديگري ميباشد. هر يك از فرايندها از سه بخش مجزاي زير تشكيل شدهاند:
· وروديها:
شامل مدارك و مستندات و نتايج متخذه از فرايندهاي اجرائي ماقبل ميباشد.
· ابزار و تكنيكها:
شامل رويهها ، تكنيكها و ابزارهاي لازم براي استفاده از وروديها ، اجراي فرايند و كسب خروجيها است.
· خروجيها:
شامل مدارك و مستندات و نتايج حاصل از اجراي فرايند ميباشد.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

منبع:تجربیات یک مهندس صنایع در مدیریت یک مجموعه کوچک