سيستمها، فرهنگ و انواع ساختار سازماني

سيستمها/ فرهنگ و انواع ساختار سازماني
× سيستمهاي سازماني
× روش و فرهنگ سازماني
× ساختارهاي سازماني
- وظيفهاي
- ماتريسي
- پروژهاي

× سيستمهاي سازماني (Organizational System)
وظايف عمده و مسئوليتهاي اصلي گروهي از مؤسسات و شركتها اجراي پروژه مي باشد و به همين دليل، سازمان اين مؤسسات نيز با ساختاري مبتني بر ماهيت پروژهاي سازماندهي شدهاند. اين سازمانها به دو گروه عمده تفكيك ميگردند:
1- سازمانهايي كه اساساً جهت اجراي پروژه براي سايرين تأسيس شدهاند. ( به عنوان مثال ميتوان از شركتهاي طراحي و مهندسي، مشاورين و پيمانكارن اجرائي نام برد)
2- سازمانهايي كه مديريت بر مبناي پروژه را پذيرفتهاند. اين سازمانها براي تسهيل در امور به مديريت متمركز پروژههاي مختلف در يك موقعيت جغرافيائي تمايل بيشتري دارند. بسياري از سيستمهاي كاري اين مؤسسات و سازمانها مانند سيستمهاي مالي اغلب براي حسابداري، پيگيري و تهيه گزارشات پروژههاي متعدد ( كه بصورت همزمان اجرا ميشوند) بطور يكجا طراحي و مورد استفاده قرار ميگيرد.

البته در برخي موارد، سازمانهاي با مديريت غير پروژهاي نيز داراي بخشها و يا زير بخشهايي ميباشند كه فعاليت آنها ضمن حفظ هماهنگي با سازمان،يا مديريت بر مبناي پروژهاي اداره ميگردد، لذا گروه مديريت پروژه ميبايستي كوشش نمايد تا سيستم يا سيستمهاي سازماني مناسبي را طراحي و برقرار نمايد كه براي نيل به اهداف پروژه از ساير سيستمها كارايي بيشتري داشته باشند.
PMBOK معتقد است:
اگر سازماني پروژه اجرا ميكند بايستي سيستم (مجموعه روشها و مقررات پاسخگوي نياز پروژه) سازمان Projectized باشد.


§ روش و فرهنگ سازماني (Organizational Culture & Style)
اغلب سازمانها داراي روش و فرهنگ كاري كاملاً مشخص ميباشند. اين روشها و فرهنگهاي سازماني شامل ارزشها، هنجارها اعتقادات و انتظارات آنان است و در خطمشيها و رويههاي اجرائي، مسئوليتها و اختيارات و ارتباطات و بسياري از اركان ديگر آن سازمان مدنظر قرار ميگيرد.
به عنوان نمونه سازمان با برنامههاي جسورانه و پرمخاطره ميبايستي از افراد بيباك تشكيل شده باشد و يا يك مدير معتقد به روش عدم تمركز، اعمال مديريت بر سازمان را با تفويض اختيارات و مسئوليتها در سلسله مراتب سازماني، تحقق ميبخشد، حال آنكه يك مدير معتقد به تمركز در اين سازمان با مشكلات نسبتاً زيادي مواجه خواهد شد.

§ ساختار سازماني
ساختار سازماني اجرايي پروژهها اغلب متأثر از اقتضاء و محدوديتهاي استفاده از منابع كاري در آنها ميباشد. باتوجه به وظايف، مسئوليتها، اهداف و مقتضاي پروژه، ساختار سازماني ميتواند بين دو طيف وظيفهاي (Functional) و پروژهاي (Projectize) و يا امتزاجي از هر دو طيف و بصورت ساختار ماتريسي طرحريزي شود. تصوير ذيل مشخصههاي عمده و اصلي هر يك از ساختارهاي سازماني بر شمرده شده فوق را تشريح مينمايد:

« تأثير ساختارهاي گوناگون سازماني بر ويژگيهاي پروژهها»

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

در سيستم وظيفهاي (Functional) به كار اهميت داده ميشود و در سيستم پروژهاي (Projectized) به پروژه اهميت داده ميشود.
PMBOK معتقد است نه اولويت با سيستم وظيفهاي است و نه اولويت با سيستم پروژهاي، بلكه بهترين ساختار و سيستم آنست كه بتواند جوابگوي نياز پروژهها باشد. (يعني اينكه همه ساختارهاي سازماني خوب هستند بهشرطي كه بتوان از آنها جواب گرفته شود.)

منبع:تجربیات یک مهندس صنایع در مدیریت یک مجموعه کوچک