فرايندهاي آغازين

· تعيين مباني آغاز كار:
مجموعه اقدامات لازم در اخذ مجوزها و اختيارات لازم براي سازماندهي كار و منابع كاري براي شروع پروژه يا يك مرحله از آن و به عنوان بخشي از مديريت محدوده پروژه مي باشد.


فرايندهاي آغازين
تعيين مباني آغاز كار

* نكته: فرايندهاي آغازين تنها يك بار بايستي انجام گردند ( نه بصورتي كه در اكثر پروژهها تا انتهاي زمان پروژه در حال انجام فرايندهاي آغازين ميباشيم.)

- فرايندهاي برنامهريزي:

پروژهها، اجراي فعاليتهاي منحصر بفردي هستند كه قبل از اين اجرا نشدهاند لذا برنامهريزي پروژهها از اهميت ويژهاي برخوردار است. به همين علت تعامل قابل ملاحظهاي بين فرايندهاي اين بخش وجود دارد.
در طول اجراي پروژه، مجموعه فرايندهاي برنامهريزي تكرار ميشوند تا برنامه پروژه، در هر زمان به روزآوري شده و مشخص باشد. هر تغييري در مشخصههاي هر يك از فرايندها در مشخصههاي ساير فرايندها نيز مؤثر است.
البته نحوه تأثير و تأثر هر يك از اين فرايندها در يكديگر تا حد زيادي با تصميمات و روشهاي كاري مجريان برنامهريزي پروژهها مرتبط است. لذا لازمست تا اين مجريان با احاطه كامل بر سوابق علمي و تجربي نسبت به تهيه و ارائه برنامههاي پروژه اقدام نمايند.

فرآيندهاي اصلي و عمده

اجراي برخي از فرايندهاي برنامهريزي در كليه پروژهها ضروري است و لزوم اجراي آنها و رعايت تقدم و تأخر بين آنان بديهي و اجتنابناپذير است. بعنوان نمونه قبل از تعريف فعاليتهاي يك پروژه ، زمانبندي و بودجهبندي آنها عملاً ميسر نيست.
فرايندهاي اصلي و عمده و برنامهريزي كه ميتوانند بطور مكرر در طول اجراي پروژه در سازمانهاي متعدد و همچنين به موازات شروع و ادامه يك يا چند مرحله از پروژه تحقق يابد بشرح ذيل هستند:
· برنامهريزي محدوده (2-5)؛ تدوين محدوده كار كه بعنوان پايه اتخاذ كليه تصميمات در پروژه است.

· تعريف محدوده (3-5)؛ تشريح و تفكيك اهداف بلندمدت و كلان به اهداف كوتاهمدت و كاملاً مشخص بمنظور مديريت دقيق بر آنها است.
· تعريف فعاليتها (1-6)؛ تعيين دقيق فعاليتهاي قابل انجام براي حصول به نتايج و اهداف كوتاهمدت ميباشند.
· توالي فعاليتها (2-6)؛ بررسي و تدوين ارتباطات بين هر يك از فعاليتها با سايرين است.

· برآورد مدت زمان فعاليتها (3-6)؛ برآورد مدت زمان لازم براي اجراي هر يك از فعاليتها بطور مستقل ميباشد.
· تهيه زمانبندي (4-6)؛ تجزيه و تحليل ارتباط بين فعاليتها، مدت زمان اجرا و منابع مورد نياز هر يك از آنها براي تهيه برنامه زمانبندي پروژه ميباشد.
· برنامهريزي مديريت ريسك (1-11)؛ با اتخاذ تصميم در نحوة مواجهه با رويدادهاي بالقوه مخاطرهآميز و برنامه مورد نياز در مديريت ديسك پروژه ميباشد.

· برنامهريزي منابع كاري (1-7)؛ بررسي و تعيين نوع و ميزان منابع كاري ( شامل نيروي انساني، مواد، ماشينآلات ابزار و ...) براي تحقق هر يك از فعاليتهاي پروژه است.

· برآورد هزينه (2-7)؛ محاسبه و برآورد كل بودجه مورد نياز براي اجراي پروژه ميباشد.

· برنامهريزي بودجه (3-7)؛ تسهيم و تخصيص بودجه به هر مجموعه از فعاليتها در محدوده بودجه كلي پروژه است.
· تهيه برنامه پروژه (1-4)؛ جمعبندي، يكپارچهسازي و مستندسازي فرايندهاي برشمرده شده فوق در يك مجموعه مدون و قابل ارائه ميباشد.

فرآيندهاي فرعي و كمكي

استفاده از مجموعه فرايندهاي فرعي و كمكي بستگي زيادي به ماهيت پروژه دارد. بعنوان مثال شرايط اجراي بسياري از پروژهها بنحوي است كه نيازمند توجه ويژه به فاكتورهاي ريسك پروژه نيست. ولي در برخي از پروژهها اين بعكس ميباشد. مجموعه فرايندهاي فرعي و كمكي همواره در اجراي فرايندهاي برنامهريزي موارد توجه بوده و بشرح ذيل هستند:
برنامهريزي كيفيت (1-8)؛ تعيين استانداردهاي مورد قبول براي اجراي فعاليتها و تحقق اهداف پروژه و همچنين تعيين روشهاي بكارگيري آنها در طول پروژه است.

برنامهريزي سازماني (1-9)؛ تبيين و تدوين واگذاري مسئوليتها و اختيارات لازم به مجريان براي اجراي پروژه و تعيين ارتباطات فيمابين آنها ميباشد.

جذب نيرو (2-9)؛ جذب و بكارگيري منابع انساني مورد نياز و اختصاص به انجام امور مشخص در پروژه است.

برنامهريزي ارتباطات (1-10)؛ تدوين اقلام اطلاعاتي و سيستم ارتباطات متوليان پروژه و گروههاي توليدكننده و مصرفكننده اطلاعات در سطوح مختلف و همچنين روشهاي ارسال و دريافت اطلاعات فيمابين آنها است.

تبيين ريسك (2-11)؛ تعيين ريسك احتمالي مؤثر در اجراي پروژه و تدوين مشخصههاي آنها ميباشد.

تجزيه و تحليل كيفي ريسك (3-11)؛ تجزيه و تحليل مشخصات ريسك و تعيين اولويت هر يك از آنها در تحقق اهداف پروژه ميباشد.

تجزيه و تحليل كمي ريسك (4-11)؛ ارزيابي مقداري احتمال و اثر ريسك و تعيين سطح معنيدار بودن آنها براي اهداف پروژه ميباشد.

برنامهريزي واكنش به ريسك (5-11)؛ تدوين رويهها و اجراي تكنيكهائي است كه با توجه به ريسك موجود، موجب افزايش فرصتها و كاهش تهديدها در پروژه ميگردد.

برنامهريزي تداركات (1-12)؛ تعيين نيازمنديهاي پروژه به كالا و مواد و چگونگي تحصيل آنها براي اجراي پروژه ميباشد.

برنامهريزي درخواستها (2-12)؛ تدوين دقيق مشخصات كالاي و مواد لازم براي تحقق هر يك از فعاليتها و تعيين منابع بالقوه تأمين و دستيابي به آنها است.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

منبع:تجربیات یک مهندس صنایع در مدیریت یک مجموعه کوچک