مديريت برنامه ريزی و کنترل پروژه

اجراي يك پروژه مستلزم ارتباطات بسيار ميان تمامي مجريان است. در نتيجه ، انجام برنامهريزي ، تخمين هزينهها و كنترل آنها ، گزارش وضعيت و پيشرفت پروژهها جزو اهم اين كارهاست. اجراي كارهاي اخير به عهده واحد مديريت برنامه ريزی و کنترل پروژه است كه اين خدمات را مستقيما" در اختيار واحدهاي اجرايي قرار ميدهد. اين واحد ، اطلاعات لازم را جهت تصميمگيري در اختيار تيم پروژه قرار داده و كنترل بخش های مهندسي ، ساخت و نصب ، تداركات و راهاندازي پروژه را انجام ميدهد مدير برنامه ريزی و کنترل پروژه در جهت پشتيباني از كاركرد تيم پروژه ، خدمات زير را ارائه ميكند:

- مستندسازي برنامه مديريت پروژه.
- تعيين استاندارهاي هزينه و برنامه زمانبندي پروژه.
- تهيه طرح كلان پروژه از طريق يكپارچهسازي فعاليتها.
- جمعآوري دادهها ، پردازش و تهيه گزارشات لازم براي واحدهاي اجرايي در خصوص وضعيت پيشرفت پروژه.
- آناليز ريسك و طرحهاي مقابله با ريسك.
- امكانسازي كنترل هزينههاي پروژه.
- ارائه گزارشهاي ماهيانه سوددهي.
- حصول اطمينان از اينكه تغيير در محدوده كار با تقاضاهاي تغيير مطابقت دارد.
- بهنگام داشتن فهرست ادعاهاي قراردادي.
- بايد مطمئن باشد كه نقدينگي هميشه جلوتر از هزينههاست.
- ريسكهاي احتمالي را شناسايي نموده و تاثير آنها را بر پروژه ارزيابي نمايد.

l عمليات برنامهريزي و تهيه برنامه زمانبندي
- گروه برنامهريزي واحدهاي اجرايي در آمادهسازي و نگهداري اطلاعات مربوطه به برنامههاي زمانبندي ، پروژه را ياري مينمايد.
- نظارت ، هدايت و پشتيباني از تمامي فعاليتهاي برنامهريزي واحدها.
- همكاري با اعضاي تيم پروژه در تهيه برنامهزمانبندي كه منجر به تهيه برنامه كلان ميگردد.
- شاخصهاي ارزيابي فعاليتها ، پيشرفت ، درصد تكميل ، بهرهوري و غيره را تعيين مينمايد.
- بهنگام كردن برنامه كلان پروژه هنگامي كه توسط مدير پروژه درخواست شده باشد.
- بهنگام كردن عملكرد بصورت هفتگي.
- تهيه گزارشات پيشرفت و عقبماندگي فعالتيهاي برنامه كلان بصورت ماهانه.
- همكاري با تيم پروژه در جهت حصول اطمينان از اينكه تيم ، فعاليتهاي بحراني را پيگيري ميكند.
l كنترل هزينه
گروه كنترل هزينه ، تيم پروژه را در برآورد هزينهها و كنترل آنها ياري مينمايد. وظائف آنها شامل موارد زير ميگردد:
- نظارت و ارائه روشهاي اجرايي در برآورد و كنترل هزينهها.
- مسئول برآورد تخمينهاي مورد نياز كنترل پروژه.
- پشتيباني از مديران واحدهاي اجرايي در كنترل هزينهها.
- مستندسازي و نگهداري از سيستم كدينگ پروژه.
- هنگام صدور دستور كار بايد مطمئن شود كه:
- بستههاي كاري اصلي به تاييد مديريت مربوطه رسيده است.
- دستور خريد و يا مناقصه داراي تاييدات لازم ميباشد.
- مسئول جمعآوري و گزارش در موارد:
- تخمينهاي كنترلي.
- ساختار كدينگ پروژه.
- تاييدات توسط مدير واحد.
- نيازهاي شركت و مسئول پروژه.
- نيازهاي مشخص پروژه.
l مسئول گزارشات هزينهاي:
- تاييدات تامينات مالي
- تعهدات ، تغييرات.
- هزينههاي خرج شده.
- پيشبيني تكميل كارها.
- درصد تكميل / بهرهوري.
- روندها.
- تغييرات و انحرافات - تاكيد بر موارد كليدي است.
- دستورات كار كه نياز به برنامه اجرايي دارند.
- نقدينگي (گزارش به مسئول پروژه ، مديرعامل).
- باقيمانده در بودجه اقتضايي.
- مستندسازي و دريافت تاييديه تغييرات در پروژه ، از طريق فرم تقاضاي تغيير ((Project Change Notices.
l برآورد
- پايه نهادن فرآيند تخمين پروژه ، بعنوان قسمتي از فرآيند كمي مديريت پروژه.
- تهيه تخمينهايي كه پايه كنترل هزينه ميشود.
- فعاليتهاي برآورد روندها و پيشبينيها را در پروژه نظارت ميكند.
l گزارشدهي
- مسئول تهيه گزارش وضعيت پروژه شامل:
- گزارشات هفتگي وضعيت.
- گزارشات ماهانه راجع به اقلام كليدي پروژه.
- گزارش ماهانه پيشرفت.
l سيستمهاي پروژه
- تعيين مشخصات سختافزاري.
- مهياسازي برنامههاي آموزشي براي كاربران سيستم.
- تامين نيروي انساني ماهر براي استفاده از سيستمها.
- كمك كردن به مديران واحدهاي اجرايي.
- مديريت پايگاههاي اطلاعاتي و حصول اطمينان از قابل دسترس بودن به موقع دادهها براي مسئول پروژه.
- كمك در حل اختلافات كاربران سيستمها.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

- امنيت و نگهداري پايگاههاي اطلاعاتي.
- احراز اطمينان از تطبيق رويههاي پروژه با سيستمهاي مكانيزه.
- همكاري با ديگران در ايجاد ارتباط بين سيستمهاي فني و سيستمهاي اداري.