اصول مدیریت و کنترل پروژه ها

يک پروژه را ميxadتوان به صورت زير تعريف کرد: مجموعهxad اي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدف خاصی انجام ميxadگيرند. پروژهxad ها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينهxad هايي معين و کيفيتي تعيين شده،اجرا شوند. پروژهxad ها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم ميxadشود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و ... همينطور ممکن است پروژهxadها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژهxadهاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژهxadهاي تحقيقاتي و يا ...

با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راهxadاندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام ميxadگيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه ميxadباشند.

2 - سازمان يک پروژه

براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليتxadهاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت دادهxadها (وروديxadها) به سازمان وارد ميxadشوند. سياستها، روشها و برنامهxadهاي اجراي کارها نيز جزئي از دادهxadهاي ورودي به سازمان ميxadباشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليتxadها به منظور دستيابي به اهداف پروژه ميxadباشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستادهxadهاي (خروجيxadهاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامهxadريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خطxadمشيxadها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات ميxadتواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهيxadهايي که مي تواند مديريت را در تصميمxadگيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.

براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير ميxadباشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستادهxadها (خروجيxadها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستادهxadها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.

مديريت پروژه ميxadتواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامهxadها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در دادهxadها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژهxadها، برنامهxadريزيxadها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در دادهxadها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.

3- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان

دوره زماني يک پروژه را از لحظهxadاي که موضوع اجراي آن، به صورت يک نظريه، در فکر پايهxadگذاري ميxadشود تا آن لحظه که پروژه تکميل شده و هدف نهايي آن حاصل ميxadگردد، ميxadتوان به چند مرحله متمايز تقسيم نمود. تقسيمxadبندي دوره زماني يک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگي به نوع و طبيعت پروژهxadهايي که برنامهxadريزي ميxadشوند نداشته و اين تقسيمxadبندي معمولاً بر اساس نوع و خصوصيات فعاليتxadهاي لازم در هر يک از مراحل اجراي پروژه انجام ميxadگيرد.

به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمايز، قابل تعريف ميxadباشد. اين چهار مرحله عبارتند از:

مرحله 1- مرحله نظري

مرحله 2- مرحله طرح و برنامهxadريزي

مرحله 3- مرحله اجرا

مرحله 4- مرحله پاياني (اختتام)

طول مستطيلxadها نشان دهنده زمانهاي نسبي براي اجراي فازxadهاي پروژه ميxadباشد. طول مستطيلxadها در مواردي ميxadتواند نشانگر ساير عوامل، نظير بودجه يا نيروي انساني براي اجراي مراحل مختلف باشد. بديهي است که زمانهاي لازم در فازهاي مختلف يک پروژه، بستگي به طبيعت و خصوصيات پروژه دارد. هر يک از مراحل پروژه، اندکي زودتر از تکميل فاز پيشين خود آغاز شدهxadاند. در ادامه، هر يک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضيح داده ميxadشوند.

مرحله نظري

نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد ميxadشود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايهxadگذاري نمايد ابداع ميxadشود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايهxadگذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نميxadدانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بينxadالمللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايهxadگذاران داخلي در کشورها ارائه نمودهxadاند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامهxadريزي براي اجرا، از نظر امکانxadپذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و ... امکانxadپذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه ميxadباشد، آنگاه انواع گزينهxadهاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينهxadها مورد ارزيابي قرار ميxadگيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينهxadها بوده و شامل جزئيات نميxadباشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شدهxadاند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصصxadها) و تجهيزات، برآورد ميxadشوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامهxadريزي، اجرا و پاياني) به عمل ميxadآيند.

براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار ميxadدهيم. چنين پروژهxadاي، ممکن است مربوط به يک سازمان دولتي، يک موسسه خصوصي و يا يک شخص حقيقي باشد. در هر يک از اين شرايط، رد فاز نظري بايد روشهاي تقريباً يکساني براي اجراي اين پروژه دنبال شوند.

صاحب کار، نظرات و خواستهxadهاي خود را براي مشاور طرح توضيح ميxadدهد. وظيفه مشاور، آن است که نظرات و خواستهxadهاي صاحب کار را به طور دقيق، دريافت و امکانات ايجاد طرحي براي برآورد خواستهxadهاي صاحب کار را مورد بررسي دقيق قرار دهد. در صورتي که شرايط لازم براي اجراي طرح وجود داشته و اجراي طرح از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزينهxadهاي مختلف براي اجراي پروژه را طراحي نموده و نکات مثبت و منفي هر يک از گزينهxadها را جهت صاحب کار مشخص ميxadنمايد. طرحهايي که در اين مقطع توسط مهندس مشاور تهيه ميxadشوند، همانگونه که بيان شد، داراي جزئيات کاملي به آن ميزان که بتوان با استفاده از نقشهxadهاي تهيه شده، ساختمان را بنا نمود، نميxadباشند. اطلاعاتي که در اين مرحله از نقشهxadها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودي از جزئيات هستند که بتوانند پروژه را بخوبي تعريف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختماني مورد مثال، اين اطلاعات ميxadتوانند شامل مطالب زير باشند:

- تعيين محل اجراي پروژه

- حجم کارها (سطح زيربنا، تعداد طبقات، ...)

- نوع اسکلت (فلزي، بتون مسلح، ...)

- انواع سرويسهاي تاسيساتي (روش تامين حرارت يا برودت، آب آشاميدني، فاضلاب، برق، ...)

- برآورد منابع مالي، نيروي انساني، مواد و مصالح و تجهيزات لازم

- برنامه زمانxadبندي مقاطع مختلف اجراي کار

صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنين با سنجش امتيازات يا اشکالات مربوط به گزينهxadهاي مختلفي که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزينهxadاي را که جمعاً داراي امتيازات بيشتري باشد انتخاب ميxadنمايد. با اين انتخاب، فعاليتxadهاي مربوط به فاز اول پروژه پايان يافته و پروژه براي شروع فعاليتxadهاي فاز دوم آماده شده است.

بديهيست در فاز دوم که مربوط به طراحي دقيقxadتر و تعيين برنامهxadبندي زماني و برآورد حجم منابع لازم به صورتي دقيق ميxadباشد، تغييراتي در آنچه که در فاز اول تهيه شده است داده خواهد شد، ولي چهارچوب اصلي طرح به همان حالت که در فاز اول تهيه شده و مورد موافقت نهايي قرار گرفته است، باقي خواهد ماند.

به طور خلاصه، در فاز نظري به سئوالات زير پاسخ داده ميxadشود:

الف) آيا نظريه ارزش اجرايي دارد؟

ب) در صورتي که جواب الف مثبت است، چه گزينهxadهايي براي اجرا، مناسب و منطقي به نظر ميxadرسند.

ج) گزينه بهينه از بين گزينهxadهاي مناسب و منطقي، کدام است؟

مهندس مشاوري که براي اجراي وظايف فاز اول انتخاب ميxadشود، ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمي سازمان صاحب کار باشد. چنين حالتي در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتي با نام دفتر فني يا دفتر طرح و مهندسي، و يا با نامهاي مشابه ديگر دارند، به چشم مي خورد در بسياري از موارد نيز ممکن است صاحب کار داراي چنين تشکيلاتي نباشد، و يا اگر داراي چنين تشکيلاتي هست، حجم کار بيش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد. در چنين شرايطي، کار مشاوره به صورت قرارداد به موسسات مهندسي مشاور واگذار مي شود.

بايد توجه داشت که در بسياري از کشورها، قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و دقيق مراتب مرحله يکم پروژهxadها تدوين شده است. در اغلب موارد، پروژهxadهاي دولتي وقتي قابل بررسي براي تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقيقي بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد. قابل ذکر است که با وجود اهميت خاصي که فاز اول پروژهxadها براي اجراي دقيق و صحيح آنها در فازxadهاي بعدي دارد، در بسياري از موارد، توجه کافي به اين مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافي براي آن در نظر گرفته نميxadشود. به همين سبب، تعداد بسيار زيادي از پروژهxadها را ميxadتوان نام برد که به علت عدم اجراي دقيق و صحيح فاز اول، در مراحل بعدي با اشکالات مالي و تجهيزاتي مواجه شدهxadاند.

مرحله طرح و برنامهxadريزي

در اين مرحله، امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکيلات با مرحله يکم تشابه زيادي دارد، ولي همانگونه که گفته شد، امور طراحي و برنامهxadريزي با دقت بيشتري اجرا شده و داراي جزئيات کاملتري ميxadباشند.

در اين مرحله اطلاعات بين فعاليتهاي مختلف رفت و برگشت نموده و با بهرهxadگيري از اين مبادله اطلاعات، سعي ميxadشود جزئيات لازم مدنظر قرار گرفته و در نقشهxadها و گزارشات منعکس شوند. در حين اجراي فعاليتxadهاي اين مرحله، در مقاطعي دريافت و موافقت صاحب کار ضروري ميxadشود. قابل توجه است که در اين مرحله، نقشهxadها در سه سري تهيه ميxadشوند. نقشهxadهاي سري اول ، عمدتاً نشان دهنده مشخصهxadهايي از طرح که در فاز يکم تاييد شدهxadاند ميxadباشند. نقشهxadهاي سري دوم که در شکل نقشهxadهاي کامل ناميده شدهxadاند، بر اساس نقشهxadهاي ساده سري اول، ولي با جزئيات کاملتري تهيه شدهxadاند. با اين حال، هنوز داراي آن مقدار از جزئيات نيستند که پيمانکار بتواند براحتي با مراجعه به اين نقشهxadها کليه عمليات ساخت را اجرا نمايد. به عنوان مثال در يک پروژه ساختماني، نقشهxadهاي کامل شامل نقشهxadهاي معماري، ساختماني، تاسيسات حرارتي و برودتي، آب، فاضلاب، برقxadرساني، روشنايي، مخابرات، دفع آب باران در محوطه و... ميxadباشند. براي اينکه ميزان جزئيات نقشهxadها مشخص شود، بايد گفت: که مثلاً در نقشهxadهاي معماري سري دوم، ابعاد و موقعيت اطاقها،َ کريدورها، راهxadپلهxadها، درب و پنجرهxadها، ... و شکل کامل نماهاي مختلف ساختمان مشخص شدهxadاند. همچنين در نقشهxadهاي تاسيسات حرارتي و برودتي، به عنوان مثال، ابعاد کانالهاي انتقال هوا و محل نصب کانالها در داخل سقفهاي کاذب مشخص گرديدهxadاند. حال براي ساخت درب و پنجره، علاوه بر ابعاد اصلي، لازم است نوع و اندازه پروفيلهاي فلزي که در ساخت درب و پنجره به کار ميxadروند، نيز مشخص باشد، يا براي ساخت کانالهاي انتقال هوا، لازم است نوع اتصال (درز) که براي به هم پيوستن دو قطعه کانال در نظر گرفته شده است نيز مشخص شود. چنين جزئياتي معمولاً در نقشهxadهاي سري دوم وجود ندارند. اين جزئيات در سري سوم نقشهxadهاي طرح که نقشهxadهاي اجرايي (يا کارگاهي) ناميده ميxadشوند قابل ارائه ميxadباشند.

تخمين دقيق مقادير کار و مصالح و در پيرو آن، تهيه سياستها و روشهاي مناسب براي قراردادهاي اجرايي (سياستهاي پيمان) همراه با دريافت موافقت صاحب کار، از وظايف مهندس مشاور در اين مرحله از طرح ميxadباشد. در همين مرحله، لازم است برنامه زمانxadبندي شده دقيقي براي فعاليتهاي اجرايي تهيه شود. در بسياري از قوانين مربوط به پيمان پروژهxadهاي دولتي، وجود برنامهxadهاي زمانxadبندي براي اجراي پروژهxadها، جزء لازم اسناد پيمان بوده و بدون آنها اسناد پيمان، کامل شده تلقي نميxadشوند. با تهيه شدن اسناد پيمان (شامل نقشهxadهاي کامل، برآوردها، برنامهxadهاي زمانxadبندي براي اجرا، ...) و تعيين پيمانکار (يا پيمانکاران) بر اساس ضوابط و مقررات وضع شده در پروژه (و با در نظر گرفتن مقررات و محدوديتهاي دولتي)، بخش عمده فعاليتهاي فاز دوم، عملي شده و مشاور خود را براي اجراي وظايف فاز سوم، که در آن بايد به امور نظارت و کنترل بر نحوه اجرا بپردازد، آماده ميxadسازد. در همين مرحله، امور مربوط به تهيه نقشهxadهاي اجرايي (نقشهxadهاي کارگاهي) نيز توسط مشاور دنبال ميxadشوند و در مواردي، کار تهيه اين نقشهxadها در فاز سوم پروژه نيز ادامه يافته و به ترتيبي که اين نقشهxadها در فاز سوم پروژه جهت آگاهي از جزئيات نحوه اجرا براي پيمانکار لازم ميxadشوند، تهيه و در اختيارش قرار ميxadگيرند.

از نکات مهم در اين مرحله، آن است که طراح، بايد همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلي سيستم، امکانات پشتيباني لازم براي سيستم را نيز طراحي نمايد.به عنوان مثال در صورتيكه پروژه مربوط به طراحي و ساخت يک مرکز صنعتي و توليدي ميxadباشد، لازم است توام با طراحي کارخانه و ماشينxadآلات توليدي، امکانات لازم براي نگهداري و تعميرات کارخانه نيز طرح شده و مثلاً نقشهxadهاي کارگاههاي تعميرات و ماشينxadآلات لازم در اين کارگاهها نيز طراحي شوند. (بديهيست که چنين امري اختصاص به يک کارخانه نداشته و براي هر سيستمي، وجود امکانات پشتيباني در همان لحظات اول شروع بهرهxadبرداري از سيستم، لازم خواهد بود.

مرحله اجرا

در انتهاي فاز دوم پروژه، تقريباً همه فعاليتهايي که لازم است در اجرا عملي بشوند، مشخص شده و شيوهxadها و برنامهxadهاي زمانxadبندي براي اجراي فعاليتها تعريف شدهxadاند. در فاز سوم، هدف اين ميxadباشد که پيشرفت کارهاي پروژه، مطابق با برنامهxadها و اصول و کيفيتxadهاي تعيين شده در فاز دوم به مرحله عمل ميxadآيند. مسلم است که در اين فاز، سازمان اجرايي بمراتب بزرگتر از سازمانهايي که در فازهاي قبلي پروژه فعاليت داشتند خواهد بود.

هزينهxadهاي صرف شده براي اجراي فعاليتها نيز به مراتب بيش از هزينهxadهاي مراحل قبلي پروژه ميxadباشد. در اين فاز، همانگونه که اشاره شد، عامل کنترل داراي نقش اساسي بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت کارها و مقايسه مشخصهxadهاي مختلف کارهاي اجرا شده با آنچه که برنامهxadريزي شده روند پيشرفت کارها و صرف هزينه و ساير منابع را کنترل نمود. تهيه مواد و مصالح، تامين تجهيزات، استخدام نيروي کار متخصص در امور فني، مالي، پرسنلي و ...، از وظايف اوليه مورد لزوم در اين مرحله ميxadباشند. در بسياري از موارد، ممکن است مجموعه کارهايي که پيمانکار اجراي آنها را برعهده گرفته است، در حجمي بيشتر از يا داراي طبيعتي متفاوت با کارهايي باشد که پيمانکار بتواند با کادري که دائم در اختيار دارد از عهده اجراي آنها برآيد. در اين صورت، پيمانکار اقدام به بستن پيمانهاي دست دوم با ساير پيمانکاران خواهد نمود تا آنها با کاربرد تخصصxadها يا تجهيزات و امکانات بهتري که در اختيار دارند اجراي گروهي از فعاليتها را برعهده بگيرند. براي بستن پيمانهاي دست دوم، لازم است موافقت صاحب کار جلب شود.

واضح است که در حين اجراي کار، عليرغم دقت نظري که در تهيه طرحها و برنامهxadها در فاز دوم، به عمل آمده است، ايجاد تغييراتي در طرح، غير قابل اجتناب ميxadباشد.

پيمانکار در مراحل اجراي کار، به طور مستمر، با مشاوري که در فاز امور نظارت و کنترل را برعهده دارد تبادل نظر نموده و در مواردي که ايجاد تغييرات و تصميماتي در طرح ضروري باشد، با موافقت مشاور در اين موارد اقدام خواهد نمود. در چنين شرايطي نقشهxadهاي نشان دهنده حالت عملي اجراي فعاليتxadها توسط پيمانکار تهيه خواهند گرديد.

مرحله پاياني (اختتام)

مرحله پاياني پروژهxadها را مي توان به خودي خود يك پروژه ناميد. در اين مرحله لازم است كارها به صورتي برنامهxadريزي شوند كه براحتي قابل قبول به وسيله دستگاه نظارت و قابل تحويل به صاحب كار باشند. بديهيست چنين شرايطي بستگي كامل به نحوه اجراي فعاليتها در طول فاز اجرايي دارد ولي در اغلب موارد مشاهده شده است كه در مرحله پاياني و تحويل پروژه ، پيچيدگي مسائل بين پيمانكار، دستگاه نظارت و صاحب كار، به حد اعلاي خود رسيده و كار تحويل موقت و آغاز بهرهxadبرداري از سيستم را به تعويق انداخته است. چنين شرايطي باعث خواهد شد كه سرمايه به كار گرفته شده براي مدتي بدون استفاده مانده و از سوي ديگر، پيمانكار نيز به علت درگيري و وابستگي به پروژه نتواند از منابع و امكانات خود در ساير پروژهxadها استفاده نمايد. در مراحل پايان فاز سوم (فاز اجرايي) معمولاًكاربرد نيروي انساني و تجهيزات روند كاهشي داشته و بنابراين برعهده پيمانكار است كه در اين مراحل،با برنامهxadاي دقيق و حساب شده، پرسنل و تجهيزات خود را كه در پروژه كاربرد ندارند به كاري ديگر بگمارد، يا به كار افرادي كه به صورت موقت براي اين پروژه استخدام شدهxadاند و كار جديدي براي آنها در نظر ندارد خاتمه داده، با آنها تسويه حساب نمايد. رعايت صحيح مقررات دولتي و حل و فصل مسائل با اتحاديهxadهاي كارگري از وظايف مشكل، ولي غيرقابل اجتنابي است كه پيمانكار با آن مواجه خواهد بود. در اواخر فاز سوم و شروع فاز پاياني، روحيه افراد شاغل در پروژه به دليل نگراني در مورد از دست دادن شغل و بيكار ماندن بمراتب ضعيفتر از دورهxadهاي آغاز فاز اجرا ميxadباشد. پيمانكار بايد اين مسائل را در نظر داشته و با دقت و سنجش جنبهxadهاي مختلف امور پرسنلي به حل آنها بپردازد.

در مرحله پاياني پروژه، تهيه گزارشات و يادداشتxadهاي دقيق از نحوه اجراي كارها، باعث خواهد شد كه پيمانكار، براي شركت در مناقصات جديد، و براي اجراي پروژهxadهاي جديد، منابع اطلاعاتي با ارزشي در اختيار داشته باشد.

در پايان اين بحث، ميxadتوان به طور خلاصه گفت: كه دقت در اجراي وظايف در مرحله چهارم و برنامهxadريزي صحيح براي تحويل هر چه سريعتر پروu200dژه، علاوه بر آنكه از نظر اقتصادي به نفع صاحب كار و پيمانكار ميxadباشد از نظر كسب اعتبار براي شركت پيمانكاري و فراهم آوردن زمينهxadهاي مناسب در دريافت پروژهxadهاي جديد نيز داراي نقش و اهميت قابل توجهي ميxadباشد.

وظايف مديريت پروژه

وظايف اصلي مديريت پروژه را مي توان ايجاد هماهنگي لازم در اجراي فعاليتxadها براي كاربرد مناسب منابع و امكانات به منظور رسيدن به هدف نهايي پروژه دانست.

در ايجاد اين هماهنگي الزاماً محدوديتxadهاي زماني، بودجه، نيروي انساني، تجهيزات، مواد و ساير منابع و امكانات، همچنين محدوديتxadهاي مربوط به كيفيت كارهاي قابل اجرا و روشهاي اجراي آنها، قوانين و مقررات حاكم بر محيط و بسياري از محدوديتxadهاي ديگر كه به نوعي با فازهاي مختلف پروu200dژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار ميxadگيرند.

براي انجام وظايف، مدير احتياج به برنامهxadريزي، سازماندهي، رهبري و كنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلي كه بايد مدنظر بوده و پاسخي براي آنها تهيه شود عبارتند از:

1- مقادير (كميتها) را چگونه بايد تعيين نمود؟

2- آيا از منابع و امكانات به صورتي كارآ و موثر استفاده ميxadشود؟

براي پاسخگويي به سئوال اول ميxadتوان از تكنيكxadهاي مختلف برنامهxadريزي و برنامهxadبندي زماني، روشهاي تعيين سطح منابع و همچنين از روشهاي موازنه زمان و هزينه استفاده نمود. سئوال دوم با كاربرد اطلاعات بازتابي در حين اجراي پروژه و كنترل روند اجراي فعاليتها قابل پاسخگويي خواهد بود.

بديهيست عمليات برنامهxadريزي و برنامهxadبندي زماني مربوط به قبل از شروع عمليات اجرايي بوده ولي فعاليتهاي كنترل همراه با عمليات اجرايي ادامه ميxadيابند. در برنامهxadريزي و برنامهxadزماني، پارامترهاي زمان، هزينه و ساير منابع و امكانات لازم به نحوي تعيين ميxadشوند كه بتوان پروژه را به اقتصاديxadترين صورت ممكن اجرا نمود.امور كنترل به اين منظور اعمال مي شوند كه كارهاي اجرايي مطابق آنچه كه برنامه ريزي و برنامهxadبندي شدهxadاند انجام شوند. بنابراين، به منظور فراهم شدن امكانات لازم جهت كنترل، لازم است در ساختار سيستمxadهاي مديريت پروژهxadها، شرايط و وسايل لازم براي دريافت اطلاعات بازتابي فراهم شده باشند.

سيستمxadهاي اطلاعات بازتابي، آگاهيهاي لازم را از فعاليتxadهاي اجرايي دريافت و با برنامهxadهايي كه در مرحله قبل از اجرا تهيه شدهxadاند مورد مقايسه قرار داده و تجزيه و تحليل ميxadكنند. نتايج اين مقايسه به طور مستمر به سطوح مختلف مديريت گزارش ميxadشوند. بديهي است كسي كه در راس سازمان قرار دارد، به دليل محدوديت وقت و اشتغال به ساير امور اجرايي نميxadتواند مستقيماً دريافت كننده همگي اطلاعاتي باشد كه از طريق سيستم اطلاعات بازتابي به مديريت گزارش ميxadشوند، بنابراين: لازم است نوع اطلاعاتي كه بايد به مدير و يا به ساير سطوح مديريت در سازمان گزارش شوند، قبلاً مشخص شده باشد، تا مسير جريان اطلاعات حالت ثابت و تعيين شدهxadاي داشته و از تداخل وظايف و مسئوليتها جلوگيري شود. قابل ذكر است كه اطلاعات دريافت شده در سطوح مختلف مديريت، ممكن است برحسب لزوم ، به ساير سطوح گزارش شوند و يا در جلسات عمومي به صورت گروهي مورد بحث و تحليل قرار گيرند.

اطلاعاتي كه از روند عملي پيشرفت كارها جمعxadآوري شده و با مقادير برنامهxadريزي شده مورد سنجش و مقايسه قرار ميxadگيرند، ممكن است شامل اطلاعات مالي از نحوه صرف بودجه و يا تاريخهاي اجراي امور مختلف پروژه باشند.

مديريت با بهرهxadگيري از نتايج به دست آمده از تجزيه و تحليل اطلاعات، در مورد نحوه پيشبرد فعاليتxadها تصميمxadگيري نموده، و اين تصميمxadها و راهنماييxadها به امور اجرايي پروu200dژه منتقل ميxadشوند ممكن است در مواردي نيز، نتيجه اين تصميمxadگيريxadها ، ايجاد تغييرات و تصحيحاتي در برنامهxadهاي تعيين شده باشد.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

با پيشرفت زمان تقريباً انواع فعاليتهاي ساخت و توليد ويا فعاليتxadهاي پژوهشي و علمي، در مقايسه با گذشته، در حجمي وسيعxadتر و با پيچيدگي بيشتري تحت پروژهxadهايي به مرحله اجرا درميxadآيند، پروژهxadهايي كه محتاج به صدها و هزارها فعاليت ميxadباشند، و در اجراي آنها درصد قابل توجهي از بودجه يك كشور صرف ميxadشوند، براي برنامهxadريزي چنين پروژهxadهايي ، مسلماً كاربرد روشهاي علمي برنامهxadريزي امري ضروري ميxadباشد. لازم به توضيح است كه در اغلب موارد كه موضوع برنامهxadريزي يك پروژه مطرح ميxadشود، فقط برنامهxadريزي فعاليتهاي فاز اجرايي كه شامل امور ساخت و توليد هستند مورد توجه مسئولين پروژه قرار ميxadگيرد،ولي فعاليتxadهاي لازم در ساير فازهاي پروژه نيز به نوبه خود داراي آن مقدار پيچيدگي و حجم هستند.