سیستم مدیریت پروژه گلوگاه یا شاهراه

امروزه بسیاری از سازمان ها به استفاده از سیستم مدیریت پروژه جهت استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه متمایل شده اند. معمولا در این میان نکته ای که فراموش می شود سفارشی سازی این سیستم برای سازمان است که شاید این امر یکی از مهم ترین دلایل موثر نبودن مدیریت پروژه باشد. بسیاری از سازمان ها سعی بر استفاده از بخش هایی از سیستم مدیریت پروژه به صورت ناقص یا نامتناسب و در برخی موارد کاملا کپی برداری شده از سازمان های دیگر دارند و این آغازی است بر صحه گذاری بر این تفکر که "سیستم مدیریت پروژه شعاری بیش نیست!!!". زیرا این مسیر بدون شک اگر بدترین مسیر نباشد مسیر مناسبی نیز نخواهد بود. به عبارتی این جامه برازنده اندام چنین سازمانی نیست...

سیستم مدیریت پروژه موثر بایستی مشخصات ذیل را دارا باشد:

متناسب با ابعاد و پیچیدگی پروژه باشد.

یک پروژه با ابعاد بزرگ و پیچیدگی بیشتر به ساختارهای پیچیده تر جهت مدیریت بهتر نیاز دارد. برای مثال ساختار مورد نیاز برای مدیریت پروژه احداث یک واحد پتروشیمی یا نیروگاهی بطور قطع حساسیت بالاتری نسبت به یک پروژه ساختمانی مسکونی عادی دارد.

متناسب با روال جاری در سازمان باشد.

با وجود اینکه ممکن است برخی فرایندهای جاری قابل اصلاح باشند اما سیستم مدیریت پروژه نبایستی دور از روال جاری سازمان باشد تا در هنگام اجرا قابلیت اجرایی شدن در سازمان را پیدا کند و بخش های مختلف در مقابل آن موضع گیری مخالف نداشته باشند. حتی الامکان توصیه می شود سیستم مدیریت پروژه بر اساس فرایندهای اصلاح شده که قابلیت اجرایی شدن را دارند طراحی شود.

قابلیت اجرایی شدن را دارا باشد و در آن از نگاه غیرواقع بینانه پرهیز شود.

لحاظ نمودن شرایط موجود، نیازمندی ها و سطح بلوغ سازمان در هنگام طراحی سیستم مدیریت پروژه شاهراه رسیدن به موفقیت مدیریت پروژه است. چه بسا تجویز نسخه های خیالی و در برخی موارد تکراری برای سازمان ها خود می تواند سمی مهلت بر پیکره سازمان باشد.

فاقد هر گونه عملیات بی ارزش و دوباره کاری باشد.

بررسی های مشاوران موسسه مدیریت پروژه آریانا حاکی از آن است که در بسیاری از مواردی که سیستم مدیریت پروژه خود به گلوگاهی مبدل شده است دلیلش انجام بسیاری از عملیات بدون ارزش افزوده یا گاه دوباره کاری می باشد. خوب نگاه کردن به مساله نیمی از جواب است لذا لازم است با طراحی ساختاری با خشت اول مناسب از کجروی های تیم پروژه جلوگیری شود.

موسسه مدیریت پروژه آریانا از طریق ارائه خدمات مشاوره به مشتریان با تکیه بر اصل سفارشی سازی سیستم مدیریت پروژه برای سازمان ها سعی در ارتقای سطح حرفه ای مدیریت پروژه در سازمان ها دارد.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

علی رحمتی توکل

مدرس و مدیر پروژه های مشاوره موسسه مدیریت پروژه آریانا