مديريت زمان

در باب مديريت زمان و اهميت جلوگيري از هدر رفتن آن مقالات بسيار زيادي نوشته شده است. اما در ادامه هفت توصيه مطرح ميشود که با بهرهگيري از آنها ميتوانيد از به تعويق افتادن کارها جلوگيري کنيد:

1- خود را بشناسيد و انتظارات واقعبينانه از خود داشته باشيد. داشتن هدف روشن و تعريف شده، قبول شکستهاي پيشين و درک حالت روحي و ذهني که داريد به شما کمک ميکند وظايف خود را سر وقت انجام داده و از نگرش منفي دست برداريد.

2- با ترسهاي خود مقابله کنيد و آنها را شکست دهيد. آمارها نشان ميدهد نود درصد از عوامل نگراني ما هرگز اتفاق نميافتند. اگر با ترسهاي خود مقابله نکنيد و مستقيم با آنها روبهرو نشويد، هميشه گريبانگير شما خواهند بود. ترس از صحبت کردن در حضور جمع يا مراجعه به دندانپزشک مثالهاي خوبي از اين وضعيت هستند. اگر با آن ترسها مقابله نکنيد هرگز از ميان نخواهند رفت.

3- وظايف خود را به بخشهاي کوچکتر تقسيم کنيد. اين يک مثل قديمي است که بهترين راه خوردن يک فيل، اين است که آن را لقمه لقمه بخوريد. وظايف بزرگ را به وظايف و کارهاي کوچکتر و قابل انجام تقسيم کنيد. خود را ملزم کنيد براي مدت سيدقيقه، بر روي هر بخش کار تمرکز نمائيد. پس از سي دقيقه براي يک يا دو دقيقه به چيزي ديگر فکر کنيد. اين رويه را تا پايان يافتن کامل کار ادامه دهيد. شايد بهتر باشد براي انجام کارهاي دشوار، هر يک از اين نوع کارها را در فاصله زماني دو کار ساده و دلنشين انجام دهيد. اگر از باغباني لذت ميبريد، کار ناخوشايند و دشوار را بين دو بازه زماني باغباني انجام دهيد.

4- بياموزيد که بهطور مؤثر به خود پاداش دهيد. پاداشي که بهخود ميدهيد بايد انگيزهساز، ساده و مثبت باشد. رفتن به سينما يا هديهاي کوچک براي اين منظور کافي است. با اين کار براي انجام سر وقت کارها، انگيزه بيشتري خواهيد داشت.

5- اولويتگذاري کنيد. اگر هرمي از اولويتها تهيه کنيد و اهميت هر کار را بدانيد، ميتوانيد مؤثرتر اقدام کنيد. بدين ترتيب از انجام کارهائيکه اولويت کمتري دارند و باعث ميشوند شما کارهاي اصلي را سروقت انجام ندهيد، اجتناب خواهيد کرد.

6- مسئوليتها را تفويض کنيد. کارها را تقسيم کرده و به انجام رسانيد اما ترتيبي دهيد که وظيفه سپرده شده و نتيجه مورد انتظار براي همه اعضاء گروه روشن و واضح باشد. اگر کساني که قرار است بخشهائي از کار را انجام دهند، اطلاعات کافي در اختيار نداشته باشند و هميشه دنبال اين اطلاعات ضروري باشند، هيچ کاري به درستي انجام نخواهد شد.

7- خوشحال و مثبت باشيد. براي اينکه زندگي مثبت و خوشحالکنندهاي داشته باشيد، اقدام کنيد. کارهاي خوشحالکننده انجام دهيد، فيلمهاي مثبت ببينيد، کتابهاي اميدوار کننده بخوانيد، در کنار افراد مثبت و خوشبين قرار گيريد و...

برخي اقدامات مثبت

• برنامهاي تنظيم کرده و تلاش کنيد حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنيد.

• دستيابي به هدف يا نتيجه مورد انتظار مستلزم تعيين دقيق و شفاف آن است زيرا اگر ندانيد هدف چيست نميتوانيد آن را تحقق بخشيد.

• ترتيبي دهيد که هدف قابل دسترسي و قابل اندازهگيري باشد.

• هر چه براي تدوين برنامه وقت بيشتري صرف کنيد، در انجام آن زمان کمتري صرف خواهيد کرد.

• مهارتهاي مديريت زمان را بياموزيد. زمان از دست رفته را هرگز نميتوانيد باز پس گيريد.

• استفاده مؤثر از زمان به معناي افسوس نخوردن براي زمان هدر رفته است.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

اين توصيهها قاعدتاً بايد به شما کمک کنند تا به تعويق انداختن کارها را کنار گذاريد. البته اگر استفاده از آنها را به فردا موکول نکنيد

منبع : ماهنامه پيام مدير موفق