سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پروژه ( PMIS )

پروژهها به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراریشان ، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره جاری سازمانها دارند . با توجه به همین موضوع ، مدیریت پروژه ها همواره مشکلتر از امور اداری و عادی سازمان است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیرکار است.

مدیریت برای انجام اصلی ترین وظیفه خود یعنی تصمیمگیری در چنین ساختاری ، نیازمند اطلاعاتی دقیق ، سریع ، بروز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانهای معتبر اتخاذ نماید.

تعریف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پروژه در PMBOK :

ساپ یک سیستم اطلاعاتی است که از ابزارها و روشهایی جهت جمع آوري ، یکپارچه سازي و انتشار خروجی هاي فرآیندهاي مدیریت پروژه استفاده میکند . ساپ براي پشتیبانی تمامی جنبه هاي پروژه از شروع تا خاتمه استفاده شده و میتواند شامل هر دو نوع سیستمهاي دستی یا خودکار باشد .

همان طور که در تعریف آمده است وظیفه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)، گردآوری ، پردازش و پالایش دادههای خام پروژه و ایجاد اطلاعات پایهای و تحلیل شده مورد نیاز مدیریت در تمام سطوح است . از این اطلاعات با گذشت زمان و گذشت چند پروژه ، دانشسازمانی ایجاد میشود . در کنار این وظایف ، تسهیل امور و کارهای پروژه نیز از وظایف این گونه سیستمها به شمار میرود.

اهداف ( PMIS ) :

• ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها

• تهیه و تدارک اطلاعات مفید جهت تصمیم گیری مدیریتی

• دسترسی آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران

• بالا بردن سرعت گردش اطلاعات

• بالا بردن سطح امنیت اطلاعات پروژه

• استفاده از گزارشات متنوع و مفید

• ایجاد سیستم مستند سازی مفید پروژه

• بهبود کارایی و اثر بخشی پروژه

• تطبیق پذیری با فرآیند های سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی

• پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان

• تمرکز زدایی از جهت مدیریت چندین پروژه در سایتهای مختلف و تسهیل ارتباط

ضرورت پیاده سازی PMIS :

• پروژه ها بزرگتر شده و از طرفی با وجود پروژه های چندگانه مدیریت اطلاعات و ارتباطات مشکل تر شده است .

• اطلاعات جهت تصمیم گیری مدیران مدیران مناسب و کارا نمی باشند .

• اطلاعات در پروژه به سیستمی یکپارچه قائم نیست بلکه معمولا قائم به افراد است .

• رویه های مستند سازی و گردش اطلاعات در پروژه ها سلیقه ای و ابتکاری است .

• خصوصا در سازمانهای پروژه محور استفاده از این روش باعث می شود انسجام و وحدت رویه ها در طول زمان حفظ شود .

• سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه بستری برای رشد فرهنگ جامع مدیریت پروژه در یک سازمان پروژه ای در بلند مدت است .

• سیستمهای اطلاعات مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ، MIS ) در سازمان جوابگوی نیازهای مدیریت پروژه ای نخواهند بود .

• اطلاعات پروژه با سایر سیستمهای سازمان به خصوص بخش حسابداری و مالی و بازرگانی و سفارشات دارای گردش باشد .

• و در انتها باید به این نکته توجه داشت که دلایل اصلی پیاده سازی PMIS در سازمانهای پروژه محور ، تنوع پروژه ها ( دیدگاه های متنوع مدیریتی ) و دیگری اختلاف در سطوح فرهنگی و بومی جامعه می باشد .

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association

تدوین : سید حسین سیدی