مستندسازي در مديريت پروژه

موفقیت هر پروژهاي عمیقاً به اسنادي بستگی دارد که در آن تهیه میشوند. اسناد، مهمترین دستاوردها در فرایند مدیریت پروژه هستند. بنابراین تهیه صحیح آنها از اهمیت ویژهاي برخوردار است. در همه کتابهاي مدیریت پروژه اشارهاي به اسناد پروژهها شده است و اکثر آنها اسناد عمدهاي که در یک پروژه تولید میشوند را لیست کرده اند، با این وجود در کمتر کتابی به مثالهاي مفصل در مورد اسناد و نحوه تولید آنها پرداخته شده و هنوز روش استانداردي را که براي تهیه اسناد، به عنوان الگو در پروژههاي دیگر قابل استفاده باشد منتشر نشده است. تا زمانی که دستاوردهاي ملموس در پروژه تهیه شود تنها دستاوردهاي پروژه، اسناد بدست آمده از آن میباشد. در حقیقت اسناد مهمترین مایلستونهاي پروژه در فازهاي آغازین و برنامه ریزي میباشد. مستندات، پروژه را به حرکت درآورده، آن را سازماندهی نموده و ارتباطات میان تیم پروژه و ذينفعان را برقرار میکند. اگر یکی از اعضاي تیم، پروژه را ترك نماید، فرد جایگزین از طریق مطالعه مستندات قادر به ادامه کار او خواهد بود. استفاده از الگوهاي استاندارد و یکنواخت در مستندسازي پروژهها میتواند توانمندي سازمان و پروژه را در تدوین و نگهداري دانش و تجربیات حاصل از انجام آن براي اجراي پروژههاي مشابه افزایش دهد. لازم به ذکر است که هر چقدر کیفیت مستندات تولید شده در فاز آغازین و برنامهریزي بهتر بوده و ابعاد مختلف پروژه بیشتر مدنظر قرار گیرد، تدابیر و استراتژيهاي مناسبتري در ادامه پروژه، جهت رفع مشکلات احتمالی و کمک به انجام بهتر فعالیتهاي پروژه اتخاذ میشود و میتوان کنترل موثرتري در فاز اجرا آغاز نمود. در فاز اجرا و کنترل، افدامات انجام پذیرفته مستند میگردد که میتوان آنها را با برنامهها مقایسه و انحرافهاي ایجاد شده را شناسایی نمود. همچنین مستندات فاز اجرا در برنامهریزي و اجراي پروژههاي مشابه آتی بسیار مفید خواهد بود.

انجمن مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management Association