اهميت برنامهريزي

مهندسين و تکنسينهاي فراواني بر روي ساخت تانکرهاي سوخت در حال کار ميباشند. در ايالتي ديگر برنامهنويسان در حال تهيه برنامههاي کامپيوتري ميباشند. در قسمتي ديگر سکوي پرتاب در حال آمادهسازي است و در بخش ديگري نيز تعداد بسيار زيادي در حال بازرسي و اصلاح شاتل براي ارسال ماهواره به فضا هستند. هر يک سرگرم کار خود و بي اطلاع از وضعيت هزاران بخش و قسمت ديگر که بصورت حيرت انگيزي هدف يکساني را با هم دنبال ميکنند: ارسال ماهواره با استفاده از شاتل فضايي. نخ نامرئي بسيار قدرتمندي که همه اين فعاليتها و پروژههاي بزرگ و کوچک را به هم متصل ميکند تا به هدف از پيش تعيين شده براي آن دست پيدا کنند، چيزي نيست جز يک "برنامهريزي" بي نقص.

از ساخت مجموعه کاخهاي شکوهمند تخت جمشيد در 2500 سال پيش تا ساخت پيشرفتهترين فضاپيماها و ماهوارهبرهاي قول پيکر به منظور کشف اعماق فضا، به جرات ميتوان گفت که انجام اقدامات بزرگ بدون برنامهريزي حتي قابل تصور نيز نبوده است و تنها چيزي که توانسته است اقدامات حيرت انگيز بشر را براي وي ملموس و دستيافتني کند، چيزي نبوده است جز برنامهريزي.

برنامهريزي به زبان ساده عبارتست از فرآيندي سازمانيافته براي ايجاد و حفظ يک برنامه و همچنين فرآيند فکر کردن در خصوص فعاليتهاي مورد نياز براي ايجاد اهداف مورد نظر. اولين نکته مهمي که از اين تعريف ميتوان استنتاج کرد آن است که برنامهريزي خود يک فرآيند سازمانيافته و از پيش برنامهريزي شده است و برنامهريزي که بدون برنامه و هدف از پيش تعيين شده، انجام شود محکوم به شکست است.

تاکنون بيشترين مطالعات در خصوص برنامهريزي در حوزه سازمان انجام شده است. از اهميت برنامهريزي در حوزه سازمان همين بس که برنامهريزي به عنوان اولين وظيفه از وظايف پنجگانه هر مديري در سازمان ميباشد و ساير وظايف پنجگانه مدير بطور کامل تحت تاثير اين وظيفه اساسي قرار دارد.

مديريت پروژه نيز از اين قاعده مستثني نبوده و برنامهريزي به عنوان رکن اساسي و اصلي فعاليتهاي مدير پروژه براي دستيابي به هدف از پيش تعيين شده ميباشد. به عنوان نمونه در استاندارد PMBOKيکي از مهمترين و اساسيترين گروههاي فرآيندي براي مديريت پروژه، برنامهريزي ميباشد و اجراي هر يک از حوزههاي نهگانه مديريت پروژه منوط به تهيه طرح و برنامهريزي ميباشد.

برنامهريزي در انجام هرگونه کاري منافع بسيار زيادي دارد که از آن جمله ميتوان به چند مورد زير اشاره کرد:

ايجاد ديد مشترک از آنچه در آينده رخ خواهد داد

ارائه راهکارها و اهداف به تصميم گيرندگان به منظور کمک به آنها در تصميمات آتي

کمک به مدير به منظور در نظر گرفتن کنترلهاي بيشتر در شرايط خاص، تعيين اهداف بصورت "فعالانه" در مقابل اقدام منفعلانه و در نظر گرفتن اقتضائات (مديريت ريسک)

کمي سازي اهداف و ايجاد ابزاري براي اندازهگيري موفقيت

اطمينان از اجراي يک مجموعه فعاليتهاي منسجم که با ارزشها و اولويتهاي تصميم گيرندگان همراستا ميباشد

کمک در تخصيص منابع محدود به صورت نظاممند

متاسفانه امروزه در پروژههاي اجرايي در کشور ما به برنامهريزي به عنوان يک عامل زينتي نگريسته ميشود و همين امر باعث شده است که مديران در هنگام بروز مشکلات دست و پا بسته رفتار کرده و هزينههاي گزافي را براي پروژهها به ارمغان آورند. يکي از چالشهاي مهم در برنامهريزي پروژهها، برنامهريزي پروژه بر اساس آن چيزي است که دوست داريم و نه آن چيزي که واقعيت دارد. همين امر باعث ميشود که برنامهريزي پروژه حالتي بسيار خوشبيانه به خود بگيرد و عملا انتظارات و منافعي که از يک برنامه داريم برآورده نشود.

کارشناسان و مديران پروژه فراواني به دنبال يافتن راهي براي پيادهسازي سيستم مديريت پروژه بصورت کارا و موثر در پروژه هاي خود ميباشند بدون آنکه توجهي به اين اصل مهم داشته باشند که بدون داشتن يک برنامهريزي منسجم و کارا، وجود سيستمها، سازمانها و افراد با کيفيت هيچ تاثيري در عملکرد آنها نخواهد داشت. مديران پروژه همواره بايد اين کلام بزرگان را به ياد داشته باشند که "کنترل آينده را در دست گيريد والا آينده کنترل شما در دست خواهد گرفت".