آیا می دانید که از بین پروژه هایتان، کدام را باید اول شروع کنید ؟

برخی پروزه ها هستند که نباید شروع شوند ! ممکن است در مقایسه با سایر کارها الویت کمتری داشته باشند و یا نتایج زیان بخشی داشته باشند که در ابتدای امر،آشکار نباشند. بنابر این قبل از شروع پروژه ها باید آنها را الویت بندی کرد. این کار در هر سطحی باشد تنها با انجام 8 مرحله عملی است:

1- فهرست پروژه هائی که در حیطه مسئولیت شماست، چه در جریان و چه به صورت ایده، تهیه کنید.

2- برای هر یک از پروژه ها میزان نیاز و یا فرصتی که ایجاد می شود را تعیین کنید.

3- برای هر پروژه، زمانهای تحویل و بودجه را بصورت تقریبی تعیین کنید. در این مرحله نیازی به تخمین های دقیق نیست و تخمین ها جهت مقایسه پروژه ها با یکدیگر است.

4- نظر کلی در مورد شدنی بودن (Feasibility) هر پروزه را معین کنید. این کارها تا حدودی با حدس و امید همراه است.

5- میزان ریسک (امکان شکست) همراه هر پروزه را تعیین کنید. این مرحله در ارتباط با مرحله 4 است. بیشتر شدنی بودن در بیشتر موارد منجر به ریسک کمتر می شود. اما وقتی مقدار زیادی پول در بین باشد، بیشتر شدنی بودن می تواند ریسک بالائی را هم به همراه داشته باشد.

6- لیست پروژه ها، اهداف، شدنی بودن و ریسک آنها را با مدیر یا رئیس خود (و کارفرما) و سایر اعضای تیم پروژه مرور کنید تا اینکه روی پروژه ها به اتفاق نظر برسید. هر چقدر پروژه ها پیچیده تر باشند، اخذ نظرات دیگران، قبل از الویت بندی کارها اهمیت بیشتری پیدا می کند.

7- پروژه هائی که نامناسب یا ناشدنی هستند از لیست حذف کنید و باقیمانده را الویت بندی کنید. ممکن است این فرآیند نیاز به تشکیل جلساتی با رئیس یا کارفرمای شما نیز داشته باشد.دلایل حذف پروژه می تواند یکی از موارد ذیل باشد :

- کمبود پول، نیروی انسانی، مهارتها، زمان یا سایر منابعی که برای موفق شدن پروژه مورد نیازند.

- اهدافی که با اهداف بلند مدت سازمان یا شرکت در تضاد باشد.

- خروجی هائی که با سیاستها و قوانین موجود مخالف باشند یا روی موقعیت و تصویر عمومی سازمان تأثیر منفی بگذارند.

- قادر نبودن به انجام سریع پروژه

- تضاد با سایر پروژه ها ی در حال پیشرفت یا برنامه ریزی شده با الویت بالا در مصرف منابع کلیدی . بعضی پروژه ها مورد نیازند ولی به خاطر تقدم ها یا زمانبندی نامناسب رد می شوند. این پروژه ها ممکن است در بررسی های بعدی، وقتی پروژه های دیگر انجام شدند، الویتشان تغییر کند.

- حال مهمترین پروژه را انتخاب و روی آن کار کنید. اول باید این پروژه را مدیریت کنید.

مراقب پروژه های عزیز دردانه باشید !

مردم غالباً پروژه هائی را که می خواهند انجام دهند نسبت به پروزه هائی که واقعاً باید انجام شوند در الویت قرار می دهند. اگر پروژه ای به خاطر دلائل شخصی انتخاب گردد و نه آرمانهای شرکت، باید مراقب بود ! این پروژه ها می تواند باعث هدر رفتن منابع و تأثیر منفی روی نتایج حرفه ای شما بشود.