انگیزش در تیم پروژه

امروزه در دنياي مديريت پروژه، عليرغم پيچيدهتر و وسيعتر شدن حوزه فني و تکنولوژيکي مديران پروژه، تمرکز مديران پروژه بيشتر به سمت جنبههاي انساني متمايل شده تا جنبههاي فني و تکنولوژيکي. از اين رو امروزه نياز به توسعه مهارتهاي نرم (Soft Skills) در مديران پروژه بيش از پيش مد نظر سازمانها قرار گرفته است. يکي از جنبههاي انساني که بايستي در تيم پروژه به آن توجه ويژهاي گردد، انگيزش اعضاي تيم پروژه است.

پروژه با توجه به ويژگيهاي خاصي که دارد (داراي شروع و پايان مشخص، منابع محدود و منحصر به فرد بودن)، شرايط خاصي را نيز براي اعضاي تيم پروژه فراهم ميآورد که اين شرايط ميتواند تاثيرات متفاوتي را بر روي اين اعضا به همراه داشته باشد. اين تاثيرات در پارهاي از موارد ميتواند باعث کاهش بهرهوري نيروي انساني در طول پروژه گردد.

به عنوان مثال فشار کاري و استرس فراوان ناشي از انجام فعاليتهاي پروژه به هيچ عنوان قابل مقايسه با فشار کاري فعاليتهاي جاري در سازمان نيست. از سوي ديگر افزايش و کاهش سطح تلاش نيروي انساني در طول پروژه بسيار متغير ميباشد درحاليکه سطح تلاش نيروهاي انساني در فعاليتهاي غير پروژهاي سازمان اغلب يکنواخت است. علاوه بر اين تفاوتهاي ديگري نيز بين فعاليتهاي جاري و پروژهاي وجود دارد که باعث ايجاد تفاوتهايي در روحيات و نيازمنديهاي اعضاي سازمان در تيم پروژه و ستاد ميشود.

از سوي ديگر در اغلب پروژهها بر خلاف فعاليتهاي غير پروژهاي، نيروي انساني نقش بسيار مهمتري را به نسبت ساير عوامل کاري نظير ماشينالات، رويهها، مواد، آموزشها و غيره بازي ميکند. در يک کارخانه توليدي، ممکن است با توجه به سطح اتوماسيون توليد، عدم رضايت شغلي کارگران تاثير بسيار زيادي در حجم توليد نداشته باشد اما در طول اجراي يک پروژه عدم رضايت شغلي تکنسين جوشکاري تاثير بسيار زيادي بر روي ميزان پيشرفت پروژه خواهد داشت و يا در فعاليتهاي جاري سازمان، اثرات منفي ناشي از تغيير پرسنل بسيار کمتر از اثرات منفي ناشي از تغيير يک منبع کاري در ميانه اجراي پروژه خواهد بود.

با توجه به موارد فوق، لزوم تلاش براي حفظ يا افزايش بهرهوري نيروي انساني در پروژه بسيار زياد خواهد بود. يکي از مهمترين عوامل تاثير گذار بر افزايش رضايت شغلي و در نتيجه افزايش بهرهوري نيروي انساني، افزايش انگيزه ميباشد. نحوه حفظ و افزايش انگيزه کارکنان در فعاليتهاي پروژهاي با توجه به ويژگيهاي خاص پروژهها متفاوت از فعاليتهاي غير پروژهاي ميباشد.

اما انگيزش چيست؟ بر اساس تعريف PMBOK انگيزش عبارتست از "نيرو دادن به افراد به منظور دستيابي به سطوح بالاي عملکردي و فائق شدن بر موانع به منظور ايجاد تغيير".

اما چه چيزي باعث ميشود که در محيط پروژه انگيزه افراد براي انجام فعاليتها کاهش پيدا کند؟ همانطور که گفتيم پروژهها داراي ويژگيهاي منحصر به فردي هستند که اين ويژگيها ميتوانند بر انگيزه اعضاي تيم پروژه اثر بگذارند. عمده مواردي که باعث کاهش انگيزه اعضاي تيم پروژه ميشوند عبارتند از:

• از دست دادن حمايت مديريت ارشد توسط اعضاي تيم پروژه

• تعارضات فردي بين اعضاي تيم پروژه

• بي عدالتي در سيستم پاداش

• تعارضات زماني (زمانبندي) منابع پروژه

• افزايش زمان و هزينه پروژه

• ترس از اخراج از کار با پايان پروژه (اعضاي تيم پروژه هميشه بيخانمان هستند)

• نوسان زياد در سطح فعاليتهاي افراد

اما چگونه ميتوان در اعضاي تيم پروژه ايجاد انگيزه کرد. برخي از روشهاي ايجاد انگيزه در سازمانهاي پروژهاي و غير پروژهاي يکسان هستند، نظير دادن پاداشهاي نقدي و غير نقدي و غيره. ليکن برخي روشها وجود دارند که در سازمانهاي پروژهاي از اهميت بيشتري به نسبت ساير سازمانهاي غير پروژهاي برخوردار هستند.

بسياري از روشهاي افزايش انگيزش در تيم پروژه، متمرکز بر ارتباطات است. افزايش ارتباطات در بين اعضاي تيم پروژه و فراهم آوردن محيطي شفاف و بدون ابهام باعث خواهد شد تا انگيزه افراد در تيم پروژه افزايش پيدا کند. اين محيط باعث خواهد شد که تا حد امکان تعارضات بين اعضاي تيم پروژه کاهش پيدا کرده و بازخوردهاي مثبت در خصوص افزايش بهرهوري افراد ارائه گردد.

از سوي ديگر مشارکت دادن اعضاي تيم پروژه در مباحثات و تصميمگيريها باعث خواهد شد تا افراد بتوانند ويژگيها و توانمنديهاي دروني خود را به نمايش گذارند.

نکتهاي که بايد در خصوص انگيزش تيم پروژه به آن توجه داشت، ميزان انگيزه افراد در طول مسير حيات پروژه است. تحقيقات نشان داده است که اغلب، ميزان انگيزه افراد در ابتداي پروژه بيشتر بوده و اين انگيزه با گذشت زمان و نزديکتر شدن به پايان پروژه کاهش پيدا ميکند. اين امر ميتواند دلايل متفاوتي داشته باشد. از جمله افزايش حجم کاري تيم پروژه، نگراني از وضعيت شغلي پس از اتمام پروژه، طولاني شدن بيش از حد پروژه و نگراني از ناموفق بودن آن. بعلاوه با گذشت زمان اغلب مديران پروژه زمان بيشتري را به فعاليتهاي فني و اجرايي در پروژه تخصيص داده و کمتر به فعاليتهاي نرم همچون انگيزش، ارتباطات و غيره ميپردازند. از اين رو لزوم توجه بيشتر مديران پروژه در مراحل پاياني پروژه بسيار مهم ميباشد.

متاسفانه، در کشور ما توجه زيادي به مباحث مربوط به مهارتهاي نرم (Soft Skills) مديران پروژه نميشود و اغلب مديران پروژه در طول پروژه بيشتر وقت خود را صرف رفع مشکلات مالي و فني پروژه مينمايد غافل از اينکه منشاء بخش عمدهاي از اين مشکلات در پروژه، مربوط به مسائل انساني پروژه ميگردد. از اين رو لازم است تا مديران پروژه در کشور با کسب و فراگيري مهارتهاي نرم که امروزه يکي از مهمترين الزامات يک مدير پروژه خوب در سطح بينالمللي است، نسبت به بکارگيري اين مهارتها در جهت افزايش رضايت شغلي و در نهايت بهبود بهرهوري اعضاي تيم پروژه اقدام نمايند.

نویسنده: مهندس صادق روزبهی

منبع: خبرنامه شماره 5 مدیریت پروژه